Das Museum Vestsjælland ist verpflichtet, Auskunft darüber zu geben, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen. Wir möchten erläutern, wie wir personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, speichern und schützen. Dies erfolgt auf Grundlage des Datenschutzgesetzes (L68 vom 25. Oktober 2017), das auf der EU-Verordnung Nr. 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zur freier Datenverkehr (Datenschutzverordnung), die am 25/5-2018 in Kraft getreten ist.

Zweck und Grundlage der Behandlung

Mitarbeiter – Alle Angestellten des Museums Vestsjælland geben bei ihrer Einstellung verschiedene persönliche Daten an (Name, Kontaktdaten, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf, ggf. Kfz-Kennzeichen usw.). Diese Daten werden aus administrativen Gründen bis fünf Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Museumsarchiv gespeichert und anschließend vernichtet.

Praktikanten und andere externe Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes, die für kürzere Zeiträume im Museum Vestsjælland tätig sind, erhalten personenbezogene Daten (Name, Kontaktdaten, Sozialversicherungsnummer), damit das Museum die Arbeitszeiten erfassen kann. Diese Daten werden gegebenenfalls an die zuständige Behörde zur Gehalts- bzw. Leistungsabrechnung weitergeleitet. Die personenbezogenen Daten werden fünf Jahre lang gespeichert und anschließend gelöscht.

Personen, die Material an die Museums- und Archivbestände übergeben (Spender) – Bei der Übergabe muss der Spender ein Dokument unterzeichnen, in dem er die Übergabe des Materials bestätigt und festlegt, dass Name und Kontaktdaten im Museumsarchiv gespeichert werden. Das Museumsgesetz schreibt vor, dass alle in die Sammlung aufgenommenen Materialien dauerhaft aufbewahrt werden müssen. Daher werden auch die persönlichen Daten des Spenders für denselben Zeitraum gespeichert. Die Kontaktdaten des Spenders sowie das Übergabedokument selbst werden niemals an Dritte weitergegeben und ausschließlich im geschlossenen Verwaltungsarchiv des Museums aufbewahrt.

Personenbezogene Daten zu Objekten, Archiven oder Bildern etc. im Rahmen der Übertragung des Materials übertragen werden, werden der Öffentlichkeit in den Registern des Museums, wie es durch das Material registriert wird, in einigen Fällen im Internet und in den sozialen Medien des Museums zugänglich gemacht.

Bei Archiven und Bildern, die an Ringsted Archive übertragen werden, werden die übertragenen personenbezogenen Daten auch den Benutzern des Archivs öffentlich zugänglich sein. Die Bestimmungen des Archivgesetzes zur Klausel in einer bestimmten Anzahl von Jahren werden in entsprechendem Umfang angewendet.

Ehrenamtliche Mitarbeiter des Museums Vestsjælland müssen einen Vertrag unterzeichnen, der Art und Umfang ihrer Tätigkeit festlegt. Dieser Vertrag enthält Name, Kontaktdaten und gegebenenfalls die Kontaktdaten von Angehörigen. Diese personenbezogenen Daten werden bis zu einem Jahr nach Beendigung des Ehrenamts im Verwaltungsarchiv des Museums gespeichert. Anschließend werden sie aus den Kontaktlisten und Formularen gelöscht.

Für Personen, die an Orten arbeiten, an die auch Kinder kommen, ist das Unternehmen verpflichtet, Kinderbescheinigungen und Strafregister zu beschaffen. Kinder kommen regelmäßig in die Abteilungen des Museum Vestsjælland, und alle, Freiwillige und Mitarbeiter, müssen daher in regelmäßigen Abständen (alle 5 Jahre) dem Museum gestatten, Kinder- und Strafregister bei der Polizei zu erhalten. Diese Kinder- und Strafregister enthalten neben Name, Adresse und cpr. Nr. Informationen zu möglichen Straftaten der betroffenen Person. Beantragung der Bescheinigungen erfolgt durch die betreffende Person, die der Polizei mit Unterschrift gestattet, die Kinder- und Strafregisterbescheinigung an die Museumsverwaltung zurückzugeben, wo die Museumsleitung und die Museumsverwaltung, einschließlich der Mitarbeiter der Personal- und Buchhaltung, Einsicht nehmen können die Information. Die Zeugnisse werden überprüft und auf einem digitalen Formular wird vermerkt, dass die betreffende Person eine Blanko-Kinder- und Strafregisterbescheinigung besitzt. Die Zertifikate selbst werden dann vernichtet. Die Listen mit der Eingangskontrolle der Zertifikate werden 5 Jahre aufbewahrt und danach vernichtet. Die Informationen werden niemals an Dritte weitergegeben.

Ehrenamtliche, die regelmäßig für das Museum Vestsjælland tätig sind (z. B. beim Mittelalterfest Ringsted ), werden bei wiederkehrenden Veranstaltungen bis zur nächsten Veranstaltung, maximal jedoch zwei Jahre lang, als Kontaktdaten gespeichert. Anschließend werden alle Ehrenamtlichen kontaktiert. Wer sich nicht mehr ehrenamtlich im Museum engagieren möchte, wird umgehend aus den Kontaktlisten und Archiven entfernt.

Bei regelmäßiger ehrenamtlicher Tätigkeit ist das Museum gesetzlich nicht verpflichtet, Kinder- und Strafregisterauszüge zu führen, weshalb sie nicht stattfindet.

Mitglieder von Museumsvereinen – Bei Beitritt zu einem der Museumsvereine von Museum Vestsjælland werden Ihre persönlichen Daten beim jeweiligen Museumsverein registriert. Ihre Kontaktdaten (Name und E-Mail-Adresse) werden an Museum Vestsjælland weitergegeben, das für den Versand von Newslettern, Broschüren und anderen Informationen zuständig ist. Ihre Daten werden niemals an Dritte weitergegeben.

Empfänger von Newslettern etc. – Durch die Registrierung Ihrer Kontaktdaten können Sie unsere Newsletter digital erhalten. Erfasst werden Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse. Diese Daten werden ausschließlich digital in einer Mailingliste gespeichert und niemals an Dritte weitergegeben. Bei Abmeldung vom Newsletter etc. werden Ihre Kontaktdaten umgehend aus der Mailingliste gelöscht.

Kontakte – Das Museum Vestsjælland arbeitet mit verschiedenen Kontaktgruppen zusammen. Dazu gehören beispielsweise unabhängige archäologische Gruppen, Ansprechpartner in Kirchengemeinden, Partner in Grundschulen, Kindertagesstätten oder anderen Unternehmen.

Initiativbewerbungen – Persönliche Daten, die bei der Einreichung einer Initiativbewerbung übermittelt werden, werden bis zu 6 Monate lang im Archiv des Museum Vestsjællands gespeichert und anschließend gelöscht.

Zustimmung

Personenbezogene Daten werden im Archiv des Museum Vestsjællands nur gespeichert, wenn dies ausdrücklich genehmigt wurde. Zu einem bestimmten Zweck übermittelte Informationen werden ohne vorherige ausdrückliche Zustimmung nicht zu anderen Zwecken in andere Register übertragen.

Bei Mitarbeitern wird die ausdrückliche Erlaubnis von der Person wahrgenommen, die den Arbeitsvertrag annimmt. Für Freiwillige, dass sie den Freiwilligenvertrag unterschreiben. Für Auszubildende und andere externe Parteien, die das Angebot der Aktiengesellschaft für Aktivitäten für das Museum Vestsjælland schriftlich annehmen. Für Spender, dass sie das Überweisungsdokument unterschreiben.

Beim Museum Vestsjælland registrierte Personen können jederzeit verlangen, dass ihre Daten aus dem Archiv des Museums gelöscht werden.

Beschränkung

Personenbezogene Daten werden so lange wie nötig im Archiv des Museum Vestsjælland gespeichert und danach umgehend gelöscht. Abhängig von den fraglichen Informationen ist die Länge wie folgt:

• Verwaltungsdokumente werden 5 Jahre lang aufbewahrt. Die Datierung erfolgt in Kalenderjahren.
• Personalfälle werden spätestens 5 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verworfen. Am XNUMX. eines Monats geborene Manager und Personen bleiben erhalten, vgl. Archivgesetz.
• Die Mitgliederlisten werden jährlich aktualisiert. Im Falle einer schriftlichen Beendigung der Mitgliedschaft werden die Kontaktdaten umgehend gelöscht.
• Freiwillige: Kontaktinformationen werden so lange aufbewahrt, wie die Freiwilligenarbeit im Gange ist. Für regelmäßige Freiwilligenarbeit (zB Festival, das alle 2 Jahre stattfindet) werden Kontaktinformationen für das nächste Festival gespeichert, wo alle Kontaktlisten aktualisiert werden, und personenbezogene Daten von Personen, die nicht mehr im Museum Vestsjælland aktiv sein möchten, werden gelöscht.
• Kinder- und Vorstrafenregister werden sofort nach der Registrierung als leer vernichtet. Die Listen werden nach 5 Jahren verworfen.
• Initiativbewerbungen werden bis zu 6 Monate gespeichert und danach gelöscht.

Das Museum Vestsjælland verpflichtet sich, personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln und personenbezogene Daten nur für die beschriebenen Zwecke zu verwenden. In keinem Fall werden personenbezogene Daten ohne ausdrückliche Zustimmung an Dritte weitergegeben, mit Ausnahme strafrechtlicher Bestimmungen. Mitarbeiter, die personenbezogene Daten für das Museum Vestsjælland verarbeiten, unterliegen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten der Verschwiegenheitspflicht.

Löschung und Rückgabe von Informationen

Personen, die im Archiv des Museum Vestsjællands mit personenbezogenen Daten registriert sind, können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über die betreffende Person gespeichert haben. Das Museum verpflichtet sich, der Anfrage unverzüglich nachzukommen.

Sollten die registrierten Informationen des Museums Fehler enthalten, kann sich die Person an das Museum wenden, um die bereitgestellten Informationen korrigieren zu lassen. Das Museum verpflichtet sich, unrichtige Angaben unverzüglich zu korrigieren.

Personen, die im Archiv des Museum Vestsjælland registriert sein können, können jederzeit die Löschung ihrer Daten aus dem Museum verlangen. Das Museum verpflichtet sich, der Anfrage unverzüglich nachzukommen.

Das Museum Vestsjælland gibt ohne Zustimmung keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter.

Das Museum Vestsjælland teilt möglicherweise personenbezogene Daten der Mitarbeiter mit der betreffenden Rentenversicherungsgesellschaft Arbeitslosenversicherung und TAX. Diese Unternehmen sind alle unabhängige Datenverantwortliche.

Das Museum Vestsjælland hat mit Unternehmen (Drittunternehmen) Datenverarbeitungsverträge abgeschlossen, die personenbezogene Daten für das Museum verwenden, verarbeiten oder speichern.

Informationspflicht bei Verstößen gegen die Datensicherheit

Das Museum Vestsjælland ist verpflichtet, Verstöße gegen die Datensicherheit unverzüglich der dänischen Datenschutzbehörde zu melden, sowie Personen, deren personenbezogene Daten möglicherweise von der Datenschutzverletzung betroffen sind. Sei es versehentliche oder unrechtmäßige Zerstörung, Verlust, Änderung, unbefugte Offenlegung oder Zugriff auf personenbezogene Daten, die vom Museum Vestsjælland gespeichert oder verarbeitet werden. Das Museum ist außerdem verpflichtet, solche Verstöße gegen den Schutz personenbezogener Daten unverzüglich aufzuspüren und den Schaden soweit wie möglich zu begrenzen.

Kontakt

Wenn Sie Fragen an das Museum Vestsjælland zum Umgang des Museums mit personenbezogenen Daten haben, können Sie schreiben an office@vestmuseum.dk
Verantwortlich für die Daten ist: Museum Vestsjælland cvr. 32689760

Leitfaden für Beschwerden

Wenn Sie sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Museum Vestsjælland beschweren möchten, können Sie sich an Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, E-Mail: dt@datatilsynet.dk , www.datatilsynet.dk , Tel.: 3319 32 00 wenden.

Die Datenschutzrichtlinie des Print Museum West Zealand finden Sie hier.